Mit steigendem Margendruck im aktuellen Wettbewerbsumfeld greifen Unternehmungen wieder vermehrt zur Ausschreibung als wichtige Methode für die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen. Dabei stehen Kosteneinsparungen bei einheitlichen und gleichbleibenden Qualitätsanforderungen im Vordergrund. Doch inwieweit ist dieses Verfahren für komplexe Dienstleistungen im Bereich Fleet Management angebracht? Fünf zentrale Fragen und Antworten zeigen Möglichkeiten und Eigenheiten dieser Methode.
1. Was zeichnet eine Ausschreibung als Evaluationsinstrument aus?
Die Ausschreibung ist eine bewährte Methode, um Angebote für vergleichbare Güter oder Dienstleistungen zu erhalten. Dabei bilden die Leistungsbeschreibungen wichtige Parameter für die Vergleichbarkeit und die sachliche Entscheidungsfindung. Eine gute Ausschreibung zeichnet sich durch eine profunde Vorbereitung aus; dabei erhalten alle Beteiligten Klarheit über die Bedürfnisse und gleichzeitig Gelegenheit, Preisgestaltung und geschaffene Mehrwerte zu prüfen.
2. Ist eine Ausschreibung immer die richtige Beschaffungsmethode?
Nicht zwingend führen Ausschreibungen zu einer besseren Lösung. Dank den technischen Entwicklungen sind die Transaktionskosten zwar gesunken, sodass eine Ausschreibung bei geringerem Volumen bereits sinnvoll erscheinen mag. Demgegenüber haben sich aber die Differenzierungsmöglichkeiten von Produkten und Dienstleistungen stark erweitert. Insofern stellt sich die Frage, ob und wie solche Unterschiede in der Bewertung berücksichtigt werden. Eine Ausschreibung ist also nur dann sinnvoll, wenn zwischen Vorbereitungs- bzw. Durchführungsaufwand ein vernünftiges Verhältnis besteht und eine Vergleichbarkeit der Angebote gewährleistet ist.
3. Welche Kriterien müssen erfüllt sein, um eine gute Vergleichbarkeit zu erreichen?
Eine Ausschreibung ist ein sehr gutes Werkzeug, wenn die Leistungen klar definiert und die zu erwartenden Resultate präzise beschrieben sind. Dafür sollte bereits vor der Ausschreibung eine fundierte und differenzierte Bedürfnisermittlung stattfinden. Häufig fehlen aber solche klärenden Gespräche im Vorfeld, und folglich bleiben in der Gestaltung der Ausschreibung teilweise essenzielle Bestandteile unbeachtet. Denn nebst dem besten Preis spielen die qualitativen Leistungen innerhalb des Angebotes eine ebenso wichtige Rolle.
4. Ändert die Vorgehensweise, wenn dritte Parteien in Ausschreibungen involviert sind?
Zusammen mit strategischen Partnerschaften eine Ausschreibung auszuarbeiten, verschafft einige gute Möglichkeiten. Insbesondere die Professionalität der Partner kann eine hohe Qualität der Ausschreibungsunterlagen als auch der formalen Abläufe sicherstellen. Oft sind solche Ausschreibungen aber sehr umfangreich und entsprechend zeitintensiv, sodass aus Lieferantensicht eine Teilnahme nicht immer zweckmässig erscheint, oder sogar davon abhält, an der Ausschreibung mitzuwirken. Unter Umständen nimmt also der «günstigste» Anbieter am Wettbewerb gar nicht teil.
5. Wie treffen wir die richtige Entscheidung zur Durchführung einer Ausschreibung?
Ein offener Dialog ist wichtig. Dabei können die bestehenden Partner in Form einer Eigenbewertung ihren Mehrwert aufzeigen. Dasselbe Vorgehen empfiehlt sich mit allen weiteren potenziellen Teilnehmern der Ausschreibung. Dadurch erhält der Ausschreibende einen verlässlichen Eindruck, welche Nutzen oder Vorteile die Anbieter schaffen, und kann darauf basierend die Ausprägung der Ausschreibung gut einschätzen. Erst in einem zweiten Schritt sollte der Fokus auf der monetären Seite liegen. Das Ziel einer Ausschreibung ist nicht nur das wirtschaftlich günstigste Angebot, sondern primär das optimale Preis-Leistungs-Verhältnis.
